Cum trimiți bonurile de combustibil la contabilitate

Întrebarea apare în fiecare firmă cu mașini de serviciu, de obicei pe 24 sau 25 ale lunii: cum ajung bonurile astea la contabil? Răspunsul scurt este că cel mai bun mod de a le trimite este să nu le mai trimiți — dar merită explicat de ce metodele obișnuite dau greș.

Cele trei metode obișnuite și ce le strică

Pozele pe WhatsApp

Cea mai răspândită, pentru că e cea mai la îndemână. Șoferul face poza și o trimite. Problema apare la volum: pozele se amestecă cu restul conversației, nu au o ordine și, mai ales, nu există nicăieri o listă cu ce ar fi trebuit să ajungă. Contabilul poate verifica doar ce a primit, niciodată ce lipsește.

În plus, la final de lună cineva trebuie să descarce manual pozele, să le redenumească și să le pună undeva. Munca nu a dispărut, s-a mutat.

Arhiva pe e-mail

Mai ordonată, dar are un defect de sincronizare: se trimite o singură dată, în ultima zi. Dacă lipsesc două bonuri, se află pe 25, când bonurile respective sunt deja pierdute de trei săptămâni. Feedback-ul vine prea târziu ca să mai poată fi util.

Plicul

Documentele există fizic, ceea ce e un avantaj real. Dezavantajul e că nu există nicăieri o evidență a lor până când cineva le despachetează și le numără. Iar bonurile termice care au stat două luni în torpedou pot fi deja greu de citit.

Ce au în comun toate trei

Toate presupun un pas de colectare ulterioară: cheltuiala se face acum, documentul se adună mai târziu. Între cele două momente se pierd bonuri, iar pierderea nu e vizibilă până la sfârșit.

Al doilea lucru comun: efortul cade pe o singură persoană, de obicei administratorul, și se aglomerează exact în perioada cea mai încărcată a lunii.

Alternativa: documentul intră la sursă

Dacă bonul este înregistrat în momentul în care este primit, de persoana care îl primește, pasul de colectare dispare. Nu mai există un moment în care cineva „adună”, pentru că evidența s-a construit singură pe parcurs.

În Bonurile.ro, asta arată așa: șoferul fotografiază bonul la pompă, din browserul telefonului. Furnizorul, suma și data sunt citite automat din imagine. Documentul intră direct în evidența firmei, pe luna corectă. Contabilul, care are acces la firmă, îl vede imediat și îl marchează procesat după ce l-a înregistrat.

Conversația de la final de lună se schimbă: în loc de „mi-ai trimis tot?”, devine „mai lipsește ceva?” — iar răspunsul se vede în listă, nu se reconstruiește din memorie.

Ce trebuie să faci concret

1. Creezi contul firmei — nume, CUI și o parolă. Durează sub un minut și nu cere card.
2. Îți inviți contabilul pe e-mail. Contul lui este gratuit, indiferent de câte firme deservește.
3. Adaugi șoferii ca membri, ca fiecare să încarce de pe telefonul lui. Pe planul gratuit firma are un singur membru; pe Pro sunt până la 5.
4. Începi cu luna curentă. Nu încerca să recuperezi tot istoricul — fluxul nou contează mai mult.

Detalii despre partea de produs sunt pe bonuri de combustibil și pe cum trimiți bonurile la contabil.