Cum reduci bonurile pierdute de angajați
Bonurile nu se pierd din rea-voință, ci pentru că procesul le cere prea târziu. Ce se schimbă când documentul se înregistrează la sursă.
Publicat · Echipa Bonurile.ro
Un bon pierdut nu e o problemă de ordine. Este o cheltuială pe care firma a făcut-o efectiv, dar pe care nu o mai poate justifica. Banii au ieșit; documentul nu există.
De ce se pierd
Există un interval între momentul în care bonul este primit și momentul în care este înregistrat undeva. Tot ce se pierde, se pierde în acest interval. Iar lungimea lui este singura variabilă care contează cu adevărat.
Într-o firmă obișnuită, intervalul este de câteva săptămâni: bonul se primește pe 3 și se predă pe 25. În trei săptămâni, o hârtie mică poate fi spălată în buzunarul unei geci, aruncată din greșeală cu alte hârtii sau pur și simplu decolorată până devine ilizibilă.
Trei cauze concrete
- Hârtia termică. Se decolorează. Un bon poate „dispărea” fără să fie pierdut fizic.
- Momentul prost. Bonul se primește când persoana e ocupată și grăbită, deci ajunge în buzunar, nu într-un loc anume.
- Lipsa unei liste. Nimeni nu știe câte bonuri ar trebui să existe, deci nimeni nu observă absența unuia decât întâmplător.
Singura soluție care funcționează
Scurtarea intervalului la zero. Dacă documentul este înregistrat în momentul primirii, nu mai există o perioadă în care poate fi pierdut. Restul măsurilor — plicuri, reguli, folder dedicat — reduc riscul, dar nu elimină intervalul.
În practică asta înseamnă ca persoana care primește bonul să îl poată înregistra pe loc, singură, de pe telefonul ei, în cinci secunde. Orice proces care presupune predarea către altcineva reintroduce intervalul.
Ce se schimbă când există o listă
Al doilea efect, mai puțin evident: din momentul în care documentele intră pe măsură ce apar, absența devine vizibilă. Nu mai afli pe 25 că lipsesc două bonuri — vezi pe 12 că alimentarea de marți nu a fost încărcată, când încă se poate rezolva.
Cum arată în Bonurile.ro
Fiecare membru al firmei fotografiază bonul la pompă, din browserul telefonului, fără să instaleze nimic. Furnizorul, suma și data se completează automat. Documentul intră în evidența firmei cu numele celui care l-a adăugat, iar contabilul îl vede imediat.
Vezi bonuri de la angajați și ghidul despre cum colectezi bonurile de la angajați.