Cum gestionezi bonurile de combustibil ale firmei
Bonuri de la mai mulți șoferi și mai multe mașini, ținute într-un singur loc, cu consumul vizibil pe fiecare vehicul.
Publicat · Echipa Bonurile.ro
Cu o singură mașină, bonurile de combustibil sunt o mică bătaie de cap. Cu trei mașini și trei șoferi devin trei fluxuri paralele care ajung la administrator pe canale diferite, în momente diferite ale lunii. Gestionarea lor e mai mult o problemă de structură decât de efort.
Întrebarea la care nimeni nu poate răspunde repede
„Cât a consumat duba albă luna trecută?” pare simplă. În realitate presupune să știi care bonuri sunt ale ei, ceea ce presupune ca cineva să fi notat asta la momentul alimentării. Aproape nimeni nu o face, pentru că la pompă nu ai unde.
Rezultatul: cheltuiala pe combustibil există ca total, dar nu ca defalcare. Iar fără defalcare nu poți observa că o mașină consumă anormal de mult.
Ce trebuie să existe
- Un loc unic pentru bonurile tuturor șoferilor.
- O legătură bon–mașină stabilită în momentul încărcării, nu reconstruită ulterior.
- Autorul vizibil, ca să știi cine a încărcat ce.
- Acces pentru contabil, ca să nu mai existe un pas de trimitere.
Cum se face în Bonurile.ro
- Înregistrezi mașinile firmei, o singură dată.
- Adaugi șoferii ca membri, prin invitație pe e-mail.
- Fiecare fotografiază bonul la pompă și alege mașina cu care a alimentat.
- Vezi totul grupat pe firmă, pe lună și pe mașină. Contabilul vede aceleași documente.
Gestiunea mașinilor și adăugarea de membri sunt funcții de pe planurile plătite. Pe planul gratuit firma are un singur membru și nu include gestiunea flotei, deci pentru mai mulți șoferi este util doar ca test.
Ce câștigi practic
Consumul pe vehicul devine vizibil fără un calcul separat. Dacă o mașină începe să consume vizibil mai mult, se vede în aceeași lună, nu peste un trimestru. Iar la final de lună nu mai ai de reconstruit nimic — evidența s-a construit singură.
Detalii pe bonuri de combustibil pentru firme cu mașini și pe bonuri de combustibil.